Д О В І Д К А
про проведення перевірки
стану організації роботи
Вовчанського районного суду Харківської області
В результаті вивчення встановлено наступне:
Організація управлінської діяльності:
Робота суду планується шляхом складання Плану роботи суду на 1 півріччя 2014 року, який затверджений головою суду 24.01.2014 (наказ № 02-02/04.1). План робіт складений по всім напрямкам роботи суду. Відмітки про виконання запланованих заходів проставляються по всім пунктам із зазначенням номеру номенклатурної справи та дати виконання.
Керівник апарату суду свою роботу будує на підставі розроблених планів, так головою суду 24.01.2014 затверджено План роботи керівника апарату суду на 2014 рік.
Плани робіт зберігаються в окремій номенклатурній справі № 01-10 «Плани роботи суду та документи щодо їх виконання».
Керівником апарату суду щомісяця проводяться оперативні наради з працівниками апарату суду. Станом на 27 лютого 2014 проведено 2 наради, про що складено відповідні протоколи (номенклатурна справа № 01-07/14).
На оперативних нарадах були розглянуті питання: щодо підведення підсумків діяльності суду за 2013 рік; обговорення аналізу стану здійснення правосуддя за 2013 рік у порівнянні з 2012 роком; обговорення інформації по справам, які перебувають в провадженні суду понад рік; використання відеоконференцзв’язку при проведенні судових засідань; опрацювання документів, які надійшли від територіального управління, апеляційного суду Харківської області, інших організацій, тощо.
Окремо головою Вовчанського районного суду щотижня проводяться оперативні наради з суддями, про що складаються відповідні протоколи, на яких обговорюються питання щодо: діяльності суду; розгляду цивільних, адміністративних та кримінальних справ; роз’яснення вищих ланок судової влади; обговорюються листи які надійшли з вищих ланок судової влади; підведення підсумків роботи; обговорюються зміни та новели у законодавстві України; аналізи та узагальнення судової практики, тощо.
Станом на 27 лютого 2014 року проведено 7 оперативних нарад.
Після кожної проведеної оперативної наради складаються розгорнуті протоколи оперативних нарад, які зберігаються в відповідних номенклатурних справах.
Також головою суду проводяться засідання зборів суддів Вовчанського районного суду Харківської області. У 2014 році було проведено 1 засідання, про що складений відповідний протокол (номенклатурна справа № 01-08).
Керівником апарату суду складено План навчання по підвищенню професійного рівня працівників апарату суду на 2014 рік, який затверджений головою суду 24.01.2014. На виконання зазначеного Плану в суді провадяться навчання з працівниками апарату суду, про що складаються розгорнуті протоколи.
Окрема увага в суді приділяється вивченню нової Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополі, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 17 грудня 2013 року № 173, погодженої Вищим спеціалізованим судом України з розгляду цивільних і кримінальних справ.
Керівником апарату суду складений окремий Графік навчально-семінарських занять з працівниками апарату суду по вивченню вимог вищезазначеної Інструкції та іншої нормативної документації, що регламентує діяльність апарату суду.
Також проводяться заняття з питань: вивчення інших Інструкцій, які використовуються в діяльності суду:щодо вивчення поточного законодавства та змін до нього; щодо роботи в комп’ютерній програмі «Діловодство – 3»; обговорюються трудова та службова дисципліна, етика поведінки працівників апарату суду; вивчаються керівні роз’яснення вищих ланок судової влади, тощо.
В суді заведена окрема номенклатурна справа № 01-52 «Плани навчання по підвищенню професійного рівня працівників апарату суду. Протоколи навчання працівників апарату суду».
В суді постійно проводяться перевірки окремих ділянок роботи діяльності апарату суду з різних питань. За результатами перевірок складаються відповідні довідки
Окрім цього, керівником апарату суду складено План проведення внутрішніх перевірок дотримання працівниками суду вимог Інструкції. Відповідно до зазначеного Плану 03.02.2014 всіма працівниками апарату суду було задовільно складено залік на предмет знання нової Інструкції з діловодства.
Вибірково було перевірені номенклатурні справи за 2013 рік, а саме:
протоколи зборів суддів; протоколи оперативних нарад; плани робіт суду та документи щодо їх виконання; журнали вхідної та вихідної кореспонденції суду
При перевірці було встановлено, що всі документи зберігаються в окремих номенклатурних справах, в планах робіт відмітки про виконання запланованих заходів проставлені по всім пунктам, по всім перевіркам складені довідки, по заняттям - відповідні протоколи. Порушень виявлено не було.
Всі перевірені номенклатурні справи за 2013 рік знаходяться у задовільному стані – підшиті в тверді обкладинки, в наявності засвічувальний напис.
Вибірково було перевірено стан виконання документів (накази ДСА України, Положення тощо), які направлялися територіальним управлінням Державної судової адміністрації України у Харківській області до Вовчанського районного суду для використання в роботі та доведення до відома працівникам апарату судів, суддям та встановлено наступне.
Всі листи, які надходять до суду від територіального управління обговорюються на оперативних нарадах та навчаннях, про що складаються відповідні протоколи.
Номенклатура справ суду на 2014 рік складена керівником апарату суду, затверджена головою суду 05.12.2013, схвалена експертною комісією суду 15.11.2012 (протокол № 3), погоджена експертно-перевірною комісією Державного архіву Харківської області 12.12.2012 (протокол № 13) та введена в дію з 1 січня 2014 року.
В кожному структурному підрозділі суду зберігаються витяги з номенклатури справ суду.
На всіх номенклатурних справах суду зазначено номенклатурні номери, заголовки справ та строки зберігання. Номенклатурні справи суду знаходяться у задовільному стані, вміст справ зазначених справ відповідає індексам номенклатури справ суду.
В суді постійно аналізується та узагальнюється робота з різних питань. У 2013 та 2014 роках складені: аналізи стану здійснення правосуддя Вовчанським районним судом Харківської області за 1 півріччя 2013 року та 2013 рік; аналізи розгляду звернення громадян за 1 півріччя 2013 року та 2013 рік; аналіз причин скасування та змін судових рішень Вовчанського районного суду при розгляді цивільних та кримінальних справ в апеляційному порядку; узагальнення судової практики розгляду цивільних справ зі спорів про право власності та інші речові права; узагальнення судової практики розгляду цивільних справ щодо вирішення земельних спорів; аналіз причин та умов порушень процесуальних строків розгляду кримінальних справ та порушення строків утримання осіб під вартою при розгляді кримінальних справ за 1 та 2 півріччя 2013 року, тощо.
Встановлений контроль за виконанням постанов колегій територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області. Складені Плани виконання постанов колегій територіального управління, зазначені Плани затверджені головою суду.
На дошці оголошень у фойє суду розміщена корисна інформація для громадян: щодо питань, пов’язаних з поданням апеляційної та касаційної скарг, реквізити сплати судового збору, порядок роботи суду, графік прийому громадян, списки призначених до розгляду справ, оголошення про надходження апеляцій.
З метою забезпечення максимально прозорого доступу суспільства до інформації про діяльність судів, підтримки відносин між судами та громадськістю, а також для зміцнення авторитету та підвищення іміджу судової влади України, наказом керівника апарату Вовчанського районного суду від 11.12.2013 № 53-02/04.2 на помічника судді покладено обов’язки головного спеціаліста із забезпечення зв’язків з засобами масової інформації (прес-секретаря).
Головою суду затверджено План роботи особи, яка виконує обов’язки прес-секретаря суду на 1 півріччя 2014 року.
В суді розроблено Положення «Про взаємодію Вовчанського районного суду Харківської області з представниками ЗМІ», яке затверджено головою суду 13.02.2014.
У Вовчанській районній газеті «Хлібороб» (випуск № 8 від 22.02.2014) було опубліковано статтю суду «Вовчанській районний суд Харківської області – сьогодні».
Робота по оновленню інформації на веб-сайті суду ведеться постійно.
На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 23.10.2012 № 138 наказом голови Вовчанського районного суду Харківської області від 31.01.2014 № 01-06/04 переглянуто Перелік документів, що містять відомості, які становлять службову інформацію, та які можуть міститися у документах з організації діяльності суду. Крім того, переглянуто список осіб, які допущені до роботи з документами з грифом «Для службового користування».
Перевірено порядок обліку та зберігання печатки та штампів суду. Відповідно до наказу голови суду від 12.02.2014 № 10-02/04.1 відповідальною за облік та зберігання печаток і штампів суду визначено керівника апарату суду Лещук Інну Володимирівну. Наказом голови суду визначено відповідальних осіб за використання печаток і штампів суду.
Облік печаток і штампів суду ведеться в Журналі, який відповідає вимогам додатку 11 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 (зі змінами).
На виконання пунктів 61, 73 зазначеної Інструкції у суді здійснюється щорічна перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування», печаток, штампів і бланків.
За результатами перегляду наказів суду з основної діяльності встановлено наступне: на всіх наказах проставлено хто підготував проект наказу, всі накази доводяться до відома працівників апарату суду та суддів, накази підписані керівництвом суду.
До наказів які затверджують Положення, списки тощо долучаються документи які затверджуються відповідними наказами.
Діловодство з кадрових питань та державної служби:
На час перевірки штатна чисельність Вовчанського районного суду Харківської області складає 30 осіб. Вакантні посади секретаря судового засідання та помічника судді.
Представлена нормативна база з питань державної служби та кадрової роботи (номенклатурна справа № 02-01 «Методичні документи, листи, роз’яснення тощо, з питань кадрової роботи та державної служби») свідчить, що робота з кадрами в цілому організована і ведеться у відповідності з вимогами діючих керівних нормативно-правових документів, у відповідності до Законів України «Про державну службу», «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу Законів про працю України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів Національного агентства України з питань державної служби, наказів та листів Міністерства праці та соціальної політики України, листів та роз’яснень Державної судової адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області та інш.
В процесі перевірки консультанту були надані рекомендації, методичні консультації та практична допомога щодо дотримання та застосування чинного законодавства з питань проходження державної служби та організації кадрового діловодства.
Номенклатура справ по кадровому діловодству на 2014 рік затверджена Головою Вовчанського районного суду Харківської області від 05.12.2013 за погодженням Державного архіву Харківської області ( протокол від 12.12.2012 № 13).
Облік робочого часу здійснюється на підставі журналу виходу на роботу працівників суду, (номенклатурна справа № 02-45 «Книга обліку виходу на роботу працівників суду»), який ведеться згідно з вимогами діловодства. В журналі станом на 27 лютого 2014 року відображені відомості про всіх працівників суду.
Консультантом суду був проведений аналіз кількісного та якісного складу державних службовців Вовчанського районного суду Харківської області за 2013 рік, згідно форми державного статистичного спостереження № 9-ДС (річна) «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування,які займають посади керівників та спеціалістів», затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 05.09.2012 № 376. Звіт наданий до статистичного управління м. Вовчанськ. Згідно звіту, за 2013 рік було звільнено 3 особи, з них відповідно до п.5 ст.36 (виборна посада) – 1 особа, до ст.38 – 1 особа, до п.1 ст.36 – 1 особа. Як пояснила консультант суду, плинність кадрів в цілому відсутня.
Підвищення кваліфікації державних службовців та суддів Вовчанського районного суду Харківської області проводиться згідно планів-графіків підготовки суддів та працівників апаратів судів на 2014 рік, які організовує Харківське регіональне відділення Національної школи суддів України; згідно планів підвищення кваліфікації суддів місцевих судів м. Харкова та Харківської області на 2014 рік, затвердженого головою апеляційного суду Харківської області; згідно планів навчання по підвищенню професійного рівня працівників апарату Вовчанського районного суду Харківської області, затвердженого головою Вовчанського районного суду Харківської області.
Розподіл обов’язків між головою суду та керівником апарату суду визначені в Правилах внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені наказом голови Вовчанського районного суду Харківської області від 23.02.2011 № 17-02/04.1 З правилами ознайомлені всі працівники суду та судді під розпис. Однак консультанту суду та керівнику апарату суду було наголошено, що згідно ст.142 КЗпП України повноваження щодо затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить трудовому колективу. Тому, Правила слід обговорити та затвердити загальними зборами трудового колективу Вовчанського районного суду Харківської області.
Призначення на посади державних службовців суду здійснюється на конкурсній основі. Призначення на посади в порядку стажування не практикується. Конкурсна комісія затверджена наказом керівника апарату суду від 10.02.2014 № 19-02/04.2. У своїй роботі конкурсна комісія керується Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого наказом керівника апарату суду від 30.12.2010 № 63 (із змінами) та Порядком проведення іспиту на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого наказом керівника апарату суду від 11.02.2014 № 20-02/04.2. Вищезазначені Порядки розроблені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 року № 169 та наказу Головного управління Державної служби України від 08.07.2011 №164. Для проведення іспиту розроблені та затверджені головою конкурсної комісії екзаменаційні білети в кількості 8 комплектів по 15 штук для окремих груп працівників. Однак перевірка екзаменаційних білетів показала, що перелік питань в білеті не містить питання на перевірку знань з урахуванням специфіки функціональних повноважень державного службовця та питань відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів». Тому, білети слід доопрацювати, та затвердити перелік необхідних питань.
На момент перевірки, протягом 2013 року було проведено 3 засідання конкурсної комісії. Оголошення публікуються в місцевій газеті, порушення строків проведення конкурсу не виявлено. Матеріали конкурсу залучаються до особових справ державних службовців та зберігаються в номенклатурній справі № 02-08 «Протоколи засідань конкурсної комісії суду та документи до них». Після успішного складання іспиту, щодо осіб які претендують на посади державних службовців проводиться спеціальна перевірка в установленому законодавством порядку, відповідно до Указу Президента «Про проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов'язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування» від 25.01.2012 № 33/2012 (зі змінами). Порушень не виявлено. Але довідка, про результати проведення спеціальної перевірки повинна підписуватись консультантом суду (з кадрової роботи), тим, хто проводить та надсилає запити про проведення спеціальної перевірки, а не керівником апарату суду.
Для перевірки були надані особові справи працівників апарату суду. Ведення особових справ державних службовців відповідає Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.1998 № 731. Реєстрація особових справ державних службовців ведеться в «Книзі обліку руху особових справ працівників суду» (номенклатурна справа № 02-41). Документи особової справи підшиваються точно за датами та нумеруються. Копії документів в справах завіряються підписом особи відповідальної за кадрове діловодство та скріплюються печаткою. В особових справах державних службовців зберігаються власноруч заповнені особові картки форми П-2ДС, попередження про встановлені законодавством обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, приведені у відповідність до Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції». Особові справи містять правила поведінки державного службовця з якими працівники ознайомлені під розпис, атестаційні матеріали, документи проходження щорічної оцінки, декларації про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру. Опис особової справи відповідає змісту документів справи.
Як передбачено Положенням про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2001 № 199, та з метою постійного якісного покращення складу працівників апарату Вовчанського районного суду Харківської області, наказом керівника апарату суду від 27.12.2013 № 61-02/04.2 затверджений список осіб кадрового резерву на 2014 рік, до якого увійшло 6 осіб. Резервістами були написані заяви щодо перебування у кадровому резерві, складені особисті річні плани, біографічні довідки. Як пояснила консультант суду, протягом 2013 року на вакантні посади з кадрового резерву призначення не проводились. У січні 2014 року з кадрового резерву на посаду керівника апарату суду була призначена старший секретар Вовчанського районного суду Харківської області.
При призначенні на посаду та просуванні по службі державним службовцям присвоюються ранги відповідно до ст. 26 Закону України «Про державну службу» та Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.1996 № 658. Консультантом Вовчанського районного суду Харківської області ведеться графік-контроль щодо своєчасного присвоєння рангів, обчислення стажу для встановлення надбавок за вислугу років на державній службі та надання додаткових оплачуваних відпусток за вислугу років на державній службі, відповідно до ст.ст. 33, 35 Закону України «Про державну службу».
У суді відносно кожного працівника ведуться трудові книжки, які зареєстровані в «Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них» (номенклатурна справа № 02-40) та зберігаються в сейфі. Заповнюються трудові книжки у відповідних розділах російською та українською мовами, як це передбачено п. 2.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 17.08.1993 № 110. Записи в трудові книжки вносяться на підставі наказів і відповідають текстам наказів. До трудових книжок державних службовців внесені записи про прийняття присяги державного службовця та присвоєння рангів, власник трудової книжки ознайомлений з кожним записом трудової книжки в хронологічному порядку.
Відповідно до Закону України «Про державну службу», Загального Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 № 122 (далі-Загальний порядок проведення щорічної оцінки) та наказу керівника апарату суду «Про організацію проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Вовчанського районного суду Харківської області покладених на них обов’язків і завдань за підсумками 2013 року» від 07.02.2014 № 15-02/04.2 у лютому 2014 року проведена щорічна оцінка за підсумками роботи 2013 року. Щорічну оцінку пройшли 19 державних службовців, з підсумковою оцінкою добре. Результати затверджені наказом керівника апарату суду від 19.02.2014 № 13-02/04.1. Всі державні службовці відповідають займаній посаді. Заповнені форми бланку щорічної оцінки долучені до особових справ. Відповідний звіт був направлений до ТУ ДСА України у Харківській області. Однак, перевірка осіб, які проходили щорічну оцінку показала, що двоє з них були призначені у звітному періоді, а саме: судовий розпорядник, призначений на посаду 06.02.2013 та головний спеціаліст, призначена на посаду 03.01.2013. Що суперечить вимогам розділу 1. п.1.6. Загального порядку проведення щорічної оцінки, на що було наголошено консультанту суду.
Атестації державних службовців Вовчанського районного суду Харківської області проведена у відповідності до вимог, зазначених в Положенні про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 № 1922. Відповідно до наказу керівника апарату суду «Про проведення атестації державних службовців у 2013 році» від 15.10.2013 № 02-11/135 затверджений склад атестаційної комісії, дата проведення (26 листопада 2013 року) та графік проведення атестації. Підлягало атестації 11 осіб. Результати проведення атестації державних службовців Вовчанського районного суду Харківської області затверджені відповідним наказом керівника апарату суду від 27.11.2013 № 31-02/4.1. За результатами атестації всі працівники апарату суду відповідають займаним посадам.
Для перевірки були представлені посадові інструкції працівників апарату суду, які розроблені відповідно до Типових посадових інструкцій працівників апарату місцевого загального суду, погоджених рішенням Ради суддів України від 13.05.2005 № 27 та затверджених наказом Державної судової адміністрації України від 20.07.2005 № 86. Посадові інструкції затверджені керівником апарату суду 23.02.2011 № 16-02/04.1 (із змінами), долучені до особових справ державних службовців та зберігаються в номенклатурній справі № 02-09 «Посадові інструкції працівників апарату суду». Державні службовці ознайомлені з посадовими інструкціями під розпис.
Порядок надання основних щорічних відпусток, додаткових відпусток за вислугу років на державній службі та соціальних відпусток у суді визначається графіком надання щорічних відпусток. Графік відпусток для працівників апарату суду затверджений керівником апарату суду 23.12.2013, для суддів головою суду 23.12.2013. З черговістю надання відпусток всі працівники ознайомлені під розпис. Відмітки про надання відпусток проводяться в особовій картці форми № П-2ДС та у в особовій картці № П-2.
Відповідно до Законів України «Про державну службу», «Про засади запобігання і протидії корупції» всі державні службовці Вовчанського районного суду Харківської області подали декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2012 рік. Декларації долучені до особових справ. Триває робота по заповненню декларацій за період роботи 2013 року.
Для перевірки були представлені накази керівництва суду за 2013 та 2014 роки.
В ході складання наказів допускаються помилки, а саме:
- не скасовуються накази, які перестають бути чинними внаслідок складання та введення в дію нового наказу. Це стосується насамперед наказів щодо утворення нового складу комісій чи призначення відповідальної особи;
- в деяких наказах відсутня нормативно-правова база, на яку опирається наказ, чи зазначена помилково.
Щодо застосування заходів заохочення та стягнення, у Вовчанському районному суді Харківської області на момент перевірки протягом 2013 року стягнення на працівників не накладалися. До дня працівників суду заохочувалась 1 особа.
Ведення єдиної державної комп’ютерної системи обліку державних службовців «Картка» ЄДКС «Кадри» проводиться щоквартально, про що надсилається звіт до Управління державної служби Головного управління державної служби України у Харківській області та до ТУ ДСА України у Харківській області.
Організація роботи з ведення судової статистики:
У Вовчанському районному суді Харківської області дотримуються вимог п. 2.8.2 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010 - на кожний вхідний документ, у тому числі процесуальний, у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.
Всі Журнали реєстрації кореспонденції суду ведуться в електронному вигляді.
Були перевірені роздруковані Журнали (реєстри) вхідної, Журнали (реєстри) вихідної простої та замовленої кореспонденції суду та встановлено, що на кожному аркуші є підпис особи, яка роздрукувала зазначений журнал.
Зазначені Журнали ведуться у відповідності з вимогами Інструкції з діловодства.
Алфавітні покажчики на всі категорії справ в суді ведуться в електронному вигляді за допомогою комп’ютерної програми «Діловодство 3».
Статистичні звіти про роботу суду за 2013 рік зберігається в окремій номенклатурній справі, підписані головою суду та виконавцями звітів. Аркуші пронумеровані, складений опис документів та засвідчувальний напис, в наявності архівні копії дисків. На обкладинках зазначені номенклатурні номери справ, строк зберігання «постійно».
Статистичні звіти подаються судом до територіального управління своєчасно, без зауважень.
Складена статистична інформація про роботу суддів Вовчанського районного суду Харківської області 2013 рік.
Вибірково було перевірено заповнення статистичних карток в комп’ютерній програмі «Діловодство – 3» по цивільних, кримінальних та адміністративних справах, справах кримінального провадження:
- цивільні справи: № 617/1406/13-ц, № 617/329/13-ц, № 617/323/13-ц, № 617/326/13-ц;
- кримінальні справи: № 617/26/13-к, № 617/63/13-к, № 617/200/13-к, № 617/368/13-к;
- адміністративні справи: № 617/349/13-а; № 617/365/13-а, № 617/375/13-а, № 617/489/13-а, № 617/641/13-п, № 617/987/13-п, № 617/1052/13-п.
За результатами перевірки було встановлено, що обліково - статистичні карки на справи всіх категорій в суді заповнюються повно.
Окремо було перевірено обліково-статистичні картки на предмет внесення відомостей про судовий збір. Було встановлено, що всі відомості про судовий збір до ОСК вносяться повно.
Журнали обліку апеляцій, апеляційних і касаційних скарг та касаційних подань по всім категоріям справ прошиті, скріплені гербовою печаткою і підписом голови суду, сторінки пронумеровані. Журнали заповнюються у хронологічному порядку, всі графи заповнені повністю.
Було перевірено ведення карток обліку сум шкоди, завданої злочином за 2013 та 2014 роки.
Встановлено, що в суді ведуться окремі номенклатурні справи на картки обліку сум шкоди, де обліковуються суми відшкодовані (номенклатурна справа № 01-27/14) та невідшкодовані (номенклатурна справа № 01-28/14), що відповідає вимогам Інструкції щодо заповнення форми картки з обліку сум шкоди, завданої злочином. Картка заповнюється на кожну справу, де судом встановлена сума матеріальних збитків, моральної шкоди, проставлені підписи головуючого у справі судді, зазначено, на якій стадії відшкодовано збитки. На всіх картках проставлені дати набрання судовим рішенням законної сили.
На невідшкодовані суми, встановлені судом, заведені контрольні переведення, що відповідає вимогам п. 4.5 вищезазначеної Інструкції.
Суддями, в провадженні яких знаходяться кримінальні справи, особи по яким знаходяться у розшуку, робляться нагадування до органів внутрішніх справ один раз в три місяці. Судом проводяться взаємозвірки з органами МВС, складаються акти взаємозвірки повноти та своєчасності заведення органами внутрішніми справ оперативно-розшукових справ з метою розшуку обвинувачених та підсудних. Крім цього, щоквартально судом складається інформація щодо засуджених та підсудних осіб, оголошених судом у розшук. Зазначена інформація щокварталу направляються до територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області.
Всі журнали які ведуться в суді в паперовому вигляді (Журнал реєстрації щодо направлення довідок за формою № 6 до слідчих органів; Журнали обліку виконавчих документів по всім категоріям справ; Журнали реєстрації заяв про видачу копій судових документів та виконавчих листів; тощо) прошиті, аркуші пронумеровані, скріплені підписом голови суду та гербовою печаткою суду, що відповідає вимогам Інструкції з діловодства.
В ході вивчення роботи суду були перевірені Журнали обліку речових доказів ведеться в паперовому вигляді з 2012 року. Зазначений Журнал ведеться з дотриманнями вимог Інструкції з діловодства.
Обов’язки по обліку та зберіганню речових доказів покладено на секретаря суду.
Речові докази зберігаються в металевому сейфі. Доступ до зазначеного сейфу обмежений.
До кожного речового доказу, який зберігається в суді, причеплена бирка із зазначенням номеру справи (провадження) та прізвища підсудного. До суду не приймаються на зберігання наркотичні засоби, зброя, грошові кошти, цінні папери, тощо.
21.02.2014 комісією суду було проведено перевірку стану обліку та умов зберігання речових доказів, правильності ведення документів щодо їх приймання, передавання. По результатам перевірки було складено відповідний Акт, який був затверджений головою суду 21.02.2014. Відповідно до зазначеного Акту комісією порушень виявлено не було.
При проведені перевірки в суді територіальним управлінням порушень ведення Журналу та умов зберігання речових доказів виявлено не було.
Вибірково були перевірені матеріали справ в частині ведення діловодства (по розглянутим справам за 2013 та 2014 роки):
- кримінальні справи та справи кримінального провадження:
№ 617/556/13-к (пр. № 1-кп/617/32/13); № 617/562/13-к (пр.. № 1-кп/617/33/13); № 617/563/13-к ( пр. № 1-кп/617/34/13); № 617/567/13-к (пр. № 1-кп/617/37/13); № 617/573/13-к (пр. № 1-кп/617/39/13);
- цивільні та адміністративні справи:
№ 617/363/13-а (пр. № 2-а/617/14/13); № 617/796/13-а (пр. № 2-а/617/20/13);
№ 617/423/13-а (пр. № 2-а/617/16/13); № 617/489/13-а (пр. № 2-а/617/17/13);
№ 617/604/13-ц (пр. № 2/617/210/13); № 617/602/13-ц (пр. № 2/617/209/13);
№ 617/551/13-ц (пр. № 2/617/204/13); № 617/549/13-ц (пр. № 2/617/202/13);
№ 617/544/13-ц (пр. № 2/617/201/13);
- справи про адміністративні правопорушення:
№ 617/2238/13-п (пр. № 3/617/800/13); № 617/225/13-п (пр. № 3/617/806/13);
№ 617/2268/13-п (пр. №3/617/809/13); № 617/2243/13-п (пр. № 3/617/824/13); № 617/2349/13-п (пр. № 3/617/829/13).
В ході вивчення було встановлено, що зазначені справи оформляються відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді та Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополі, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.
На кожному супровідному листі, що міститься в матеріалах справи, проставляється дата направлення документу та вихідний номер.
Дати виконання судових рішень на супровідних листах в справах були частково звірені з датами направлення документів, відповідно до Журналу реєстрації вихідної кореспонденції суду.
Було встановлено, що всі судові рішення звертаються до виконання своєчасно, в дотримання вимог вищезазначених Інструкцій.
Перевірено ведення контрольних журналів судових справ і матеріалів, переданих для розгляду суддям за 2013 та 2014 роки. Було встановлено чітке дотримання секретарями канцелярії термінів передання справ суддям, не виявлено порушення хронології передавання справ суддям. В зазначених журналах секретарями судових засідань та секретарями суду заповнюються всі відповідні графи, що відповідає вимогам Інструкції з діловодства.
Всі контрольні журнали судових справ і матеріалів, переданих для розгляду суддям ведуться за допомогою КП «Діловодство – 3».
При перевірці журналів розгляду судових справ і матеріалів суддею, було встановлено, що секретар судового засідання: робить запис у журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею про результати розгляду справ і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня (у тому числі справ про адміністративні правопорушення; що порушуються за скаргою потерпілих тощо).
Зазначені журнали були перевірені на своєчасність передачі справ секретарями судового засідання до канцелярії суду після їх кінцевого розгляду. Справи передаються до канцелярії суду з дотриманням вимог Інструкції з діловодства в загальному місцевому суді та Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополі, Апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, якими визначено, що після здійснення необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи (не пізніше наступного дня після виготовлення протоколу судового засідання) справи передаються на зберігання в канцелярію суду.
Усі журнали за 2013 рік прошнуровані та скріплені гербовою печаткою, підписом голови суду; кожен аркуш журналів пронумерований, як цього вимагає п. 1.12 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.
Робота зі зверненнями громадян:
Відповідальною особою за звернення громадян в суді з 5 березня 2012 згідно наказу № 16-02/04.1 визначено консультанта суду.
Під час перевірки були переглянути звернення громадян які надійшли до суду за 2013-2014 роки.
За відповідний період надійшло звернень (номенклатурний номер 03-06):
2013 рік – 3
201 рік – звернень не зареєстровано
Відповідно до пункту 2 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (далі – Інструкція зі звернень) усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами або в журналах.
Під час перевірки встановлено що звернення зареєстровані в Журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян. Ведення зазначеного Журналу відповідає вимогам Інструкції зі звернень.
Після реєстрації звернень, вони того ж дня передаються на розгляд керівництва суду для визначення виконавця, терміну виконання.
Звернення, надані для перевірки, містили резолюцій керівництва суду кому доручено розгляд, зміст доручення, терміну розгляду звернення, відсутнє рішення про зняття з контролю звернення.
Звернення оформляються відповідно до пункту 8 Інструкції зі звернень – кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку.
Робота зі зверненнями громадян в суді аналізується. Зазначені аналізи зберігаються в окремій номенклатурній справі.
Головою суду 17.02.2014 затверджено графік прийому громадян у суді. У суді ведеться Журнал обліку особистого прийому громадян керівництвом суду (номенклатурний номер 03-04). Протягом 2013 року на прийомі зареєстровано 10 громадян. Протягом 2014 – 3 громадянина. На всі усні звернення під час прийому були надані усні роз’яснення, про що є відмітки в Журналі.
На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» наказом голови суду від 26.09.2013 № 25-02/04.1 консультанта суду Краснояружську Марину Геннадіївну визначено відповідальною особою з питань запитів на інформацію.
В суді ведеться окреме діловодство по розгляду запитів на публічну інформацію (номенклатурна справа № 01-47). В 2013 році надійшло 2 інформаційних запитів, в 2014 році інформаційних запитів не надходило.
Порушень при розгляді інформаційних запитів не встановлено, відповіді надаються своєчасно.
Бібліотека суду:
Наказом керівника апарату суду від 12.02.2014 № 01-06/1 консультанта суду визначено відповідальною особою за роботу бібліотеки Вовчанського районного суду Харківської області.
Наказом голови суду від 17.04.2009 затверджено Положення про бібліотеку суду.
В суді ведуться Книга обліку і одержання юридичної літератури по Вовчанському районному суду (номенклатурна справа № 01-29). Книга ведеться з 2007 року.
Ведуться контрольні примірники кодексів, законодавчих актів, до яких постійно вносяться зміни.
Окрім цього в суді ведеться картотека з діючого законодавства.
Архів суду:
Архів знаходиться на першому поверсі в приміщенні Вовчанського районного суду Харківської області. В наявності вогнегасники, на вікнах встановлені грати.
Передані до архіву суду судові справи зберігаються за роками в порядку зростання номерів. Справи систематизуються у зв’язки. На кожній зв’язці прикріплений ярлик, на якому вказаний перший та останній номери справ, які містяться у зв’язці.
Справи постійного строку зберігання та особові справи зберігаються окремо від інших архівних справ, що відповідає вимогам Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.
В наявності всі номенклатурні справи, журнали, відповідно до номенклатури справ суду. Ведуться належним чином.
Складені Історичні довідки архіву Вовчанського районного суду Харківської області.
Наказом керівника апарату суду затверджено Положення про архівний підрозділ Вовчанського районного суду Харківської області, яке схвалене протоколом експертної комісії суду 15.11.2012 (протокол № 3) та погоджено на засіданні експертно- перевірної комісії архівного відділу РДА Вовчанського району 29.11.2012 (протокол № 8).
Наказом голови суду 28.08.2013 № 19-02/04.1 затверджено Положення про експертну комісію Вовчанського районного суду Харківської області, яке схвалено протоколом експертної комісії суду 02.09.2013 (протокол № 3) та погоджено на засіданні експертно-перевірної комісії архівного відділу РДА Вовчанського району 11.10.2013 (протокол № 10).
Наказом голови суду № 12 -02/04.1 від 12.03.2014 затверджено склад експертної комісії суду, який відповідає вимогам п. 3.3.1 Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.
Керівником апарату суду складений План роботи експертної комісії суду на 2014 рік, який затверджений головою суду 16.01.2014.
Окрім цього, в суді складено План роботи архіву суду на 2014, який затверджений 16.01.2014.
Відмітки про виконання запланованих заходів проставляються по всім пунктам із зазначенням номенклатурної справи.
Складений аналіз роботи архіву Вовчанського районного суду Харківської області за 2013 рік.
В суді ведеться паспорт архіву Вовчанського районного суду Харківської області, що відповідає вимогам п. 6.13 Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.
Розглянуті та закінчені діловодством справи у 2012 році частково передані за описами для зберігання до архіву Червонозаводського районного суду. Складені судом описи відповідають вимогам Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.
В суді проводяться засідання експертної комісії суду, про що складаються відповідні протоколи. В 2013 році було проведено 4 засідання.
В 2014 році було проведено 1 засідання експертної комісії суду, на якому було обговорено питання щодо передачі справ, картотек, журналів, номенклатурних справ за 2013 рік до архіву суду в термін до 01.04.2014 року. На момент проведення перевірки в суді номенклатурні справи за 2013 рік були підготовлені для передачі до архіву суду.
Протоколи засідань експертної комісії суду зберігаються в окремій номенклатурній справі № 01-09.
Номенклатурні справи та розглянуті справи всіх категорій, закінчені діловодством за 2012 рік передані до архіву суду. Описи передачі справ до архіву суду відповідають вимогам Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.
В суді постійно ведеться робота по знищенню документів, не внесених до Національного архівного фонду, про що складаються відповідні акти.
З відібраних для знищення справ вилучаються для постійного зберігання оригінали вироків, рішень, ухвал, постанов судів та наступних ухвал і постанов судів вищого рівня, та вказуються реєстраційні номери відповідних судових справ, з яких вилучено ці оригінали, підшиваються до окремих номенклатурних справ та зберігаються постійно.
На виконання вимог Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового засідання (наказ ДСА України № 157 від 16.11.2012), в архіві суду зберігаються архівні копії дисків по справам із зазначенням на конверті номеру справи, дати судового засідання, підписані суддями та секретарями судових засідань.
Ведеться Журнал видачі та повернення компакт-дисків (номенклатурна справа № 09-10). Окремо ведеться Журнал обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання (номенклатурна справа № 09-11).
В суді складені Описи справ з особового складу, Описи справ звільнених працівників суду та народних засідателів. Зазначені Описи затверджені головою суду 29.01.2013, погоджені на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області 22.03.2013 (протокол № 2) та схвалені на засіданні експертної комісії суду 29.01.2013 (протокол № 1).
До кожного опису складена передмова. Описи відповідають вимогам Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.
Всі описи зберігаються у відповідних номенклатурних справах.
Вибірково були перевірені, передані до архіву суду, справи та було встановлено, що в справах присутні всі матеріали щодо виконання судових рішень (вручення виконавчих листів; є повідомлення органу, що виконує покарання про місце відбування покарання засудженого; акти про знищення речових доказів тощо), справи прошиті, пронумеровані, складений опис документів, що відповідає вимогам Інструкції з діловодства.
Ведення архівної справи в суді знаходиться на високому рівні.
- Правила внутрішнього трудового розпорядку затвердити загальними зборами трудового колективу;
- затвердити перелік екзаменаційних питань на перевірку знань з урахуванням специфіки функціональних повноважень державного службовця та питань відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів»;
- дотримуватись вимог Загального Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби України від 31.10.2003 № 122.
Заступник начальника територіального
управління Державної судової адміністрації
України у Харківській області В.І. Черняк
Начальник відділу організації
діяльності судів, судової статистики
та інформаційних технологій Н.К. Меренцева
діяльності судів, судової статистики
та інформаційних технологій Н.О. Малишкіна
Головний спеціаліст відділу
кадрової роботи І.Л. Далецька
_03_03.png)
